Ich nutze mehrere Email-Konten und mehrere unterschiedliche Arten von Protokollen. Meine primäre Email wird über Office365 verwaltet, zusätzlich habe ich noch mehrere POP3-Konten. Von damals. Als es noch Dinosaurier gab und so, und aus dieser Zeit ist der Anbieter. Ich könnte zwar auf IMAP umstellen, aber dann könnte ich mir auch gleich in den Fuß schießen. Was also tun:
Ich möchte gerne Office365 als zentrale Verwaltung meiner Mails nutzen, da hier die Anbindungsmöglichkeiten, der Spam- und Virenschutz und die Synchronisierung am besten ist. Alle Emails werden zentral von dem Office365-Servern abgerufen und stehen somit auf allen Geräten zur Verfügung. Um über die POP3-Konten aber trotzdem noch Mails per SMTP senden zu können (und nicht nur über “Senden im Auftrag von…”), verbleibt ein lokales Konto im Outlook. Hier gibt es den kleinen Trick, dass man das Konto ausschließlich zum senden verwendet, nicht zum (doppelten) Empfang von Emails.
Die Einrichtung von POP3-Abruf über Office365
Der Abruf von POP3 oder IMAP-Postfächern kann über die Office365 OWA-Konsole gemacht werden. Hierzu gehe ich auf www.office365.com, melde mich mit meinen Daten an und wechsle hier in die Optionen. In den Optionen => Email => Konten => Verbundene Konten können weitere Konten eingetragen werden, die abgerufen werden können.
Nachdem ich das Konto hier eingetragen habe inkl. den Server-Daten, falls diese nicht automatisch herausgefunden werden können (DNS pflegen! 😉 ), kommt eine kurze Mail, die bestätigt werden muss damit klar ist, dass es sich wirklich um ein Konto handelt, über das wir die Kontrolle haben und das uns gehört. Nun werden alle Emails automatisch abgerufen und landen in meinem Office365-Konto im Posteingang. Damit wäre der erste Schritt erfolgreich abgeschlossen.
Die Einrichtung von einem “Senden-only” Konto
Damit ich weiterhin Emails von meinen POP3 bzw. IMAP-Konten senden kann, wird ein POP3- bzw. IMAP-Konto im Outlook benötigt. Wie man dieses einrichtet zeige ich jetzt hier nicht, dass ist mehr als gut beschrieben und sollte kein Problem darstellen. Würde ich nur das Konto einrichten, würden die Emails evtl. doppelt abgerufen oder nur mein Notebook / Outlook würde die Emails abrufen und dann löschen, so das Office365 die Mail nicht abrufen kann und daher nix anzeigen kann in meinem normalen Posteingang.
An dieser Stelle verwenden wir die Senden- und Empfangen-Einstellungen, um dieses Verhalten anzupassen. Im Outlook kommt man in diese Einstellungen am einfachsten mit der Tastenkombination STRG + ALT + S. Hier kann natürlich auch alternativ die GUI verwendet werden.
Nun kann über die Bearbeiten-Funktion definiert werden, dass gewisse Konten ausschließlich senden können, nicht empfangen.
Mit dieser Einstellung kann ich nun neue Emails direkt per SMTP senden, ohne das doppelte Mails empfangen werden.
Es sollte erwähnt werden, dass dieses Vorgehen seit September 2018 nicht mehr von Microsoft unterstützt wird (zumindest im Business Essentials Plan), bevor jemand eine Subscription abschließt um dies dann herauszufinden.
Geht nicht.